Цена бездействия: во что обходится нежелание улучшать организацию работы

Инфографику предоставила Wrike - Программа Для Управления Проектами
Под инфографикой вы найдете статью про то, как улучшить организацию работы, как бороться с прокрастинацией (откладыванием дел на потом), выполнять заказы точно в срок, как оставаться собранным, организованным и максимально включенным в работу в течении дня, как использовать “стимуляторы” для сохранения работоспособности и не попасть к ним в зависимость, что такое “осознанная многозадачность” и как влиять на поведение людей (своих детей, супруга, подчиненных) в своих интересах, мотивировать их на работу.
Эта статья написана под впечатлением последней прочитанной мною книги Люси Джо Палладино “Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления”. Надеюсь, что мой обзор поможет вам обрести внимание, достичь успеха в кратчайшие сроки, направит вашу жизнь в русло осознанности. Все это может иметь побочные эффекты, такие как продвижение по карьерной лестнице (читайте также принципы QBQ), а также успехи в воспитании детей и счастливая семейная жизнь.  Рекомендую прочитать оригинал этой книги, чтобы узнать все нюанс, которые не вошли в рецензию.
xx

Люси Джо Палладино “Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления”.

В нашу цифровую эпоху все больше и больше людей сталкиваются с проблемой дефицита внимания. В нашей окружающей среде все больше отвлекающих факторов. Это и телевизор, и интернет, и телефон, и даже обычные шумовые помехи. Жизнь наша ускорилась. Теперь никого не удивишь еженедельными командировками на “другой конец света”, в нашу обязанность вошли такие рутинные и отвлекающие функции, как проверка электронной почты, ведение огромного количества документации и пр. Все это мешает сконцентрироваться, в почете многозадачность, к которой нельзя относиться однозначно. Как справиться с огромным информационным потоком, вы узнаете чуть ниже.
Итак, вначале нам нужно понять, какие биохимические процессы в нашем мозге позволяют быть предельно внимательным. Без должной концентрации внимания не бывает успешной работы. Люси Джо Палладино предлагает вашему вниманию график зависимости концентрации от уровня возбуждения. Более подробно об устройстве мозговой деятельности вы узнаете в книге майндсайт.

Этот график означает, что если вы засыпаете над занятием, которое обязательно нужно сделать, не можете заставить себя сникнуть в суть проблемы, значит у вас недостаточный уровень возбуждения. В этом случае вам просто необходимо прибегнуть к способам, увеличивающим возбуждение. Это может быть добавление в качестве фона ритмичной музыки, легкая разминка, смена обстановки работы, установка сроков сдачи работы, планирование (про планирование читайте от срочного к важному), стимуляторы такие, как кофе. (Внимание! алкоголь противопоказан!).
Второй вариант проблемы – вы слишком возбуждены
. Эйфория, эмоциональный подъем или наоборот избыточное напряжение не позволяют вам сконцентрироваться на работе должным образом. В данном случае уместен пример сдачи экзамена. Недаром говорят, что хорошо сдают экзамены не те, кто хорошо подготовлен, а стрессоустойчивые студенты. На экзамене уровень адреналина зашкаливает, и студент не может сконцентрироваться на ответе. В данном случае помогут меры, снижающие отвлекающие факторы, меры по обучению регуляции своего состояния, успокаивающие методики.
Во всех случаях поможет включение руководящего центра мозга. Попробуйте посмотреть на себя со стороны и задать себе вопрос “Что я сейчас не делаю?”. Вполне возможно, что у вас куча начатых и незаконченных дел, в то время, как вы праздно проводите время в интернете. Возможно, что пока вы читаете эти строки, у вас пригорает обед, или оставленная без присмотра дочь, не делает уроки. Поэтому не забывайте отключаться от текущей ситуации и смотреть на себя со стороны, осуществлять контроль за ситуацией. Даже если будет сделан выбор в пользу отдыха или многозадачности, важно то, что это ваш осознанный выбор.
Понятие осознанной многозадачности. В наш стремительный век стало модно быть многозадачным, т.е. способность выполнять множество дел одновременно. Проведенные исследования доказали, что наш мозг устроен так, что он не может выполнять несколько дел одновременно. И многозадачность в чистом виде – это быстрое переключение с одного дела на другое. Ученые говорят о том, что последовательное выполнение задач происходит гораздо быстрее и качественнее, нежели в режиме многозадачности. Однако и здесь не все так однозначно. Плюсы многозадачности заключаются в том, что она не дает нам уснуть над выполнением скучного рутинного дела, человек в процессе выполнения нескольких дел одновременно чувствует себя более успешным, а эмоциональный подъем стимулирует выработку адреналина, необходимо для нахождения в оптимальном уровне концентрации. Так что, многозадачность полена, когда вы имеете дело со скучными занятиями, которые не требуют максимального уровня внимательности. Так, например, не желательно совмещать разговоры по телефону и другую деятельность, пока вы находитесь за рулем автомобиля. В то же время вас не отвлечет от дороги прослушивание музыки, а скорее наоборот вы можете войти в оптимальный уровень концентрации. Вывод: к многозадачности нужно подходить осознанно и не злоупотреблять. Она должна помогать вам войти в оптимальную концентрацию, но не забывайте о физиологии человека и не переоценивайте свои способности. Помните, что немало негативных исходов вплоть до трагических, когда люди теряли контроль за ситуацией в результате многозадачности – от бытовых травм до крупных аварий.
Прокрастинация. Прежде чем бороться с прокрастинацией (откладыванием дел), нужно узнать чем она вызвана. Чаще всего в ее основе лежит страх неудачи. Особенно сложно поддается лечению страх, основанный не печальном опыте. В данном случае нужно обратиться к психологической методике “переписывания прошлого”. Нужно признать проблему, а также прибегнуть к мысленным тренировкам предстоящего события. Практика визуализации поможет вам справится со страхом.
Как влиять на поведение людей. Конечно, вы хотите, чтобы ваши дети хорошо учились, а муж не разбрасывал вещи по углам. Вероятно, вы ведете постоянную борьбу с детьми и супругом, но все безуспешно. Вместо решения проблемы, происходит ее закрепления, и вы играете в этом не последнюю роль. Почему так происходит? Потому что детям вы даруете внимание в период непослушания, а вторая сторона медали – вы внушаете им, что это их черта характера. Поэтому вместо того, чтобы укорять близких за нежелательное поведение, важно поощрять их маленькие успехи, хвалить их за достижения.